Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) ja soveltuvan kansallisen tietosuojalainsäädännön (Tietosuojalaki) mukaisesti.

 

1. Rekisterinpitäjä

Kannelmäen Voimistelijat ry
Y-tunnus: 1453922-6
Klaneettitie 6-8 A PL 2, 00420 Helsinki
puh. 050 505 1578
info@kannelmaenvoimistelijat.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja / tai yhteyshenkilö

Puheenjohtaja Pauliina Kujansuu

puh. 040 825 7809

puheenjohtaja@kannelmaenvoimistelijat.fi

3. Rekisterin nimi

myClub-palvelun asiakas- ja käyttäjätietojen rekisteri. myClub-rekisterin oma tietosuojaseloste on luettavissa osoitteesta https://www.myclub.fi/tietosuojaseloste-myclub/.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti rekisteröidyn ja seuran väliseen sopimukseen, joka syntyy jäsenyyden tai seuran toimintaan ilmoittautumisen yhteydessä. Henkilötietoja käsitellään seuran lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, kuten yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon (Yhdistyslaki 11 §) sekä kirjanpitolakia koskevien velvoitteiden toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös seuran oikeutetun edun perusteella seuran toiminnan järjestämiseksi, kehittämiseksi sekä jäsenille suunnatun tiedottamisen toteuttamiseksi.

Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Alle 18-vuotiaan rekisteröidyn osalta henkilötiedot antaa ja jäsenyyttä koskevat päätökset tekee huoltaja.

Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

5. Käsiteltävät henkilötiedot ja tietojen säilytysaika
Pakolliset tiedot:
Rekisteröidyn etu- ja sukunimi, kotiosoite, puhelinnumero, sähköposti, syntymäaika, sukupuoli ja muut rekisteröidyn itse ylläpitämät tiedot. Muut ryhmän, kurssin tai tapahtuman järjestämiseksi tarvittavat tiedot ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä. Alle 18-vuotiaan rekisteröidyn kohdalla tiedot tulee olla täytettynä myös huoltajan osalta.

Muu sisältö:

  • lasku-, maksu ja liikuntaryhmätiedot kausittain
  • mahdolliset terveystiedot, mikäli ne ovat välttämättömiä toiminnan turvallisen järjestämisen kannalta (esim. alaikäisen rekisteröidyn allergiat ja perussairaudet)


Seuran toiminnassa voidaan ottaa valokuvia ja videoita. Kuvia ja videoita voidaan käyttää seuran viestinnässä, kuten seuran verkkosivuilla, sosiaalisen median kanavissa sekä muussa tiedotus- ja markkinointimateriaalissa. Kuvien ja videoiden julkaiseminen perustuu rekisteröidyn tai alaikäisen rekisteröidyn huoltajan antamaan suostumukseen. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa ilmoittamalla siitä seuralle. Seura pyrkii huomioimaan peruutukset kohtuullisessa ajassa mahdollisuuksien mukaan. Seura käyttää kuvia ja videoita asiallisessa ja seuran toimintaa kuvaavassa yhteydessä eikä julkaise kuvia, jotka voisivat olla rekisteröidylle haitallisia tai loukkaavia.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään tai alaikäisen rekisteröidyn tapauksessa tämän huoltajalta.

7. Säännönmukaiset tietojen vastaanottajat ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Seura luovuttaa ohjaajalle tai muulle vastuuhenkilölle tunnin, kurssin tai koulutuksen osallistujalistan, josta selviää tunnille osallistuvan nimi, mahdollisen huoltajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Rekisteröity tai tämän huoltaja on itse vastuussa näiden tietojen ajantasaisuudesta ja mahdollisesta päivittämisestä.

Suomen Voimisteluliitolle luovutetaan vuosittain tuntien osallistujamäärät sekä ikärakenne. Seuran toimintaan liittyviin avustushakemuksiin luovutetaan tuntien osallistujamäärät, jäsenten ikärakenne sekä asuinpaikkakunnat. Muita tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman erikseen kysyttyä lupaa.

Rekisteröityä tai tämän huoltajaa koskevia laskutukseen liittyviä tietoja luovutetaan BRANG Oy:lle seuran maksuvalvonnan suorittamista varten. Lisätietoja BRANGin noudattamista tietosuojakäytännöistä voi halutessaan saada osoitteesta https://luotsi.brang.fi/privacy-policy.

Seura voi luovuttaa viranomaisille rekisterin tietoja lain tai muiden määräysten niin vaatiessa.

Rekisteröidyn tai tämän huoltajan antamalla suostumuksella nimi- ja osoitetietoja voidaan käyttää Suomen Voimisteluliiton tai kolmansien osapuolien tiedotus- ja markkinointitarpeisiin. Sähköistä suoramarkkinointia lähetetään vain rekisteröidyn antaman erillisen suostumuksen perusteella. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

Seura on tehnyt henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset käyttämiensä palveluntarjoajien kanssa. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Seuran käyttämät palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja ainoastaan seuran ohjeiden mukaisesti.

Seuran verkkosivustolla voidaan käyttää evästeitä sivuston toiminnan varmistamiseksi ja käytön tilastointiin.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu myClub-järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työ- tai luottamustehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat sekä monivaiheinen tunnistautumismenetelmä. Seuran jäsenrekisterivastaava vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvonnasta.

Kaikki käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Seuran ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja.

Jäsenrekisterijärjestelmän palvelimet sijaitsevat kolmannen osapuolen palvelinkeskuksessa lukitulla alueella, johon pääsy vaatii erillisen kulkuoikeuden tai kulkuoikeudellisen saattajan.

Kaikki tulostettuja henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti kauden, kurssin tai koulutuksen päätyttyä seuraavan kalenterivuoden aikana.

9. Henkilötietojen säilytysaika
Jäsentiedot säilytetään niin kauan kuin rekisteröity on seuran jäsen tai sopimuskumppani, tai sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.

Kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön mukaisesti 6–10 vuotta. Muut henkilötiedot poistetaan viimeistään 2 vuoden kuluttua jäsenyyden päättymisestä, ellei säilyttämiseen ole lakisääteistä perustetta.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään enintään kymmenen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön ja EU-direktiivien mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä.
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat tiedot.
  • ladata, tallentaa ja käyttää omia tietojaan helposti ymmärrettävässä ja koneluettavassa muodossa, sekä siirtää tiedot haluamaansa toiseen palveluun. Oikeus tietojen siirrettävyyteen koskee henkilötietoja, joita käsitellään automaattisesti ja jotka rekisteröity on itse toimittanut seuralle.
  • vaatia epätarkan tai virheellisen henkilötiedon oikaisua tai tietojen täydentämistä.
  • vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua seuran toimintaan poistuu).
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu seuran oikeutettuun etuun.
  • peruuttaa antamansa suostumus.
  • valittaa asianomaiselle valvontaviranomaiselle havaitsemistaan epäkohdista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 (Yhteydenotot) mukaisesti. Pyyntöihin vastataan pääsääntöisesti 30 päivän kuluessa huomioiden loma-ajat. Oikeuksien käyttäminen on maksutonta, ellei pyyntö ole ilmeisen perusteeton tai kohtuuton.

Seura voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöä kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelemistä. Seura voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Oikeus valittaa viranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, joka Suomessa on Tietosuojavaltuutetun toimisto, taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Mahdollisista henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan rekisteröidyille ja valvontaviranomaiselle soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

12. Seuraus, mikäli tietoja ei luovuta
Sopimusta ei voida toteuttaa ilman kohdassa viisi mainittujen pakollisten tietojen luovuttamista. Pakollisten henkilötietojen antamatta jättäminen voi estää jäsenyyden tai osallistumisen seuran toimintaan.

13. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen info@kannelmaenvoimistelijat.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti osoitteeseen Klaneettitie 6-8 A PL 2, 00420 Helsinki.

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.


Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 16.3.2026 seuran hallituksen päätöksellä.