Nätyn toimintaohjeet: mitä, miten ja milloin

Päivitetty 23.5.2022 by Pauliina Kujansuu

Tähän muistioon on kerätty Näytöstyöryhmän toimintaohjeet. Toimintaohjeistuksen liitteet löytyvät sähköpostin kansiosta Nätyn toimintaohje. Asiat on pyritty kuvaamaan lyhyesti, mutta niin tarkasti, että ohjeiden avulla on asia mahdollista hoitaa vaikka ensimmäistä kertaa. Ohjeistuksia kannattaa tarkistaa vuosittain ja varmistaa, että ne ovat ajan tasalla. Toimistolla tarkoitetaan käytännössä toiminnanjohtajaa, eli vuonna 2022 Kirsi Salasuota, ja muuta mahdollista Kannelmäen Voimistelijoiden (KaVo) toimistohenkilökuntaa.

KaVo on myös laatinut Yleiset ohjeet KaVon työryhmille. Ohjeita voi kysellä toimistolta tai tarkistaa aiemmin mainitusta sähköpostin kansiosta.

Seuran periaatteiden mukaan pidetään yllä ilmapiiriä, jossa jokainen voi osallistua Nätyn toimintaan oman ehtimisen ja jaksamisen mukaan ja tuntien, että pieniäkin tekoja arvostetaan. Kannustetaan koko työryhmää myös avoimuuteen ja siihen, että avun pyytämisen kynnys olisi mahdollisimman matala ja apua uskallettaisiin pyytää jo hyvissä ajoin, jotta kaikki tarvittavat asiat ehditään työryhmänä hoitaa aikataulujen mukaan ja hyvällä mielellä.

Tavoitteena on saada 2 näytöstä sekä keväällä että syksyllä. Varsinkin pienten lasten ryhmät vetävät niin paljon katsojia, että ne on hyvä saada hajautettua kahteen näytökseen. Nyrkkisääntönä on ollut, että noin yli 8-10-vuotiaat jaksavat esiintyä kummassakin näytöksessä. Hyvissä ajoin voi olla myös yhteydessä naapuriseuroihin, kuten Pakilan voimistelijat, josko heiltä saisi vierailevan ryhmän esiintymään, jos omia ryhmiä on poikkeuksellisen vähän.

Hyvä määrä ryhmiä per näytös on 10-15, jolloin kesto on noin tunti tai hiukan päälle. Myöhäisempi näytös on aina klo 17:00, mikä ilmoitetaan myös Kanneltalon esitteessä, ja mahdollinen aikaisempi näytös on yleensä klo 13:30. Ohjaajille on koottu yleiset ohjeet asiakirjaan; Muistilista näytökseen osallistuville ohjaajille, joka löytyy myös Työhuoneesta Näytökset-kohdasta.

Seuran yleisestä toiminnasta

KaVon hallitus on seuran päätösvaltainen elin. Toiminnanjohtajalla on myös monissa asioissa päätösvaltaa, mutta hän ei kuulu hallitukseen. Työryhmillä on päätösvalta niissä puitteissa, joissa hallitus on sitä kullekin työryhmälle etukäteen antanut. Esimerkiksi työryhmien budjetit on osoitettu vain tiettyihin tarkoituksiin. Poikkeamat niistä työryhmien tulee siksi esittää etukäteen hallitukselle. Työryhmien muistiot (pöytäkirjat) toimitetaan hallitukselle hyväksyttäväksi mielellään aina työryhmän kokousta seuraavaan hallituksen kokoukseen. Työryhmässä on hyvä olla mukana joku hallituksen edustaja, jotta vuoropuhelu kumpaankin suuntaan säilyy mahdollisimman suorana.

Kokoustaminen

Puheenjohtaja valmistelee etukäteen kokouksen asialistan ja lähettää sen viimeistään edellisenä päivänä muille Nätyn jäsenille. Pohjana kannattaa käyttää aiempia asialistoja, joita löytyy esim. Nätyn sähköposteista ja Pöytäkirjat & Näpäytykset -sähköpostikansiosta. Kauden ensimmäisiin asialistoihin kannattaa päivittää kauden aikataulu riippuen siitä, minä päivänä näytös järjestetään. Asialistassa pitää näkyä osallistujat, kokousaika, ko. kokouksessa käsiteltävät asiat ja aiemmissa kokouksissa käsitellyt mutta yhä kesken tai hoitamatta olevat ongelmat/asiat.

Sihteeri kirjaa kokouksesta pöytäkirjan käyttäen asialistaa pohjana. Pöytäkirja lähetetään nätyläisille kommentoitavaksi. Lopullinen pöytäkirja lähetetään nätyläisille, toimistolle ja seuran puheenjohtajalle hyväksyttäväksi hallituksen kokoukseen. Lopulliset pöytäkirjat kannattaa arkistoida myös esim. Nätyn sähköpostin Pöytäkirjat & Näpäytykset -kansioon, josta kaikki ne tarvittaessa löytävät.

Yhteistyö hallitukseen ja toimistoon

Mikäli on asioita, joita toivotaan hallituksen käsittelevän, ne tulee ilmoittaa seuran puheenjohtajalle ja/tai toimistolle viimeistään viikkoa ennen hallituksen kokousta. Kokousten ajankohdat voi kysyä toimistolta. Toimistoa/hallitusta on hyvä jotenkin informoida myös sovituista Nätyn kokouksista, jos ne pidetään seuran toimistolla, ettei tule tuplabuukkauksia. Mitään vakiintunutta käytäntöä tähän ei ole ollut.

Kiireellisistä ja muistakin ajankohtaisista asioista voi aina olla yhteydessä suoraan toimistoon tai seuran puheenjohtajaan.

Yhteistyö Kanneltalon kanssa

Salin varaus: Kanneltalolta pitää varata juhlasali näytökselle jo lähes vuoden etukäteen lähettämällä sähköposti Kanneltalon kulttuurituottajalle sukunimi@hel.fi (vuonna 2022 milka.raisanen@hel.fi ). Välillä Kanneltalo ottaa itsekin seuraan yhteyttä, mutta tähän ei kannata luottaa.

Auditorion varaus: Lisäksi pitää varata erikseen salin viereinen auditorio, koska lastenryhmät on kätevä sijoittaa sinne. Tämän hoitaa yleensä toimisto, mutta siitä on hyvä muistuttaa.

Työväenopiston luokat: Tarvittaessa on mahdollista varata myös työväenopiston luokkia (kannattaa kysyä neuvoa toimistolta), jos esiintyjiä on poikkeuksellisen paljon.

Nätyn budjetit

Nätyn budjetti jakautuu useaan eri kategoriaan, jotka ovat:

Kanneltalon salivuokrat 500 € vuodessa (tämän laskuttaa suoraan toiminnanjohtaja)
Esiintymisasut: 1000 € vuodessa
Näytöskulut (eli koristelut ja pukuhuonetarjoilut): 200 € vuodessa
Muistaminen ja palkitseminen näytöksissä: 300 € vuodessa
Tiedotusmateriaalit ja valokuvaus: 100 € vuodessa

Näihin kategorioihin sisältyvistä ja budjetissa pysyvistä kuluista Nätyn ei tarvitse saada varsinaisesti erillistä lupaa hallitukselta. Hallituksen ja toimiston tulee kuitenkin olla tietoinen (ennen kulujen laskutusta varsinkin isompien hankintojen kuten näytösasujen osalta) mitä hankitaan ja mihin hintaan sekä Nätyn perustelut hankinnoille. Toimistolla kun on oikeus maksaa seuralta laskutetut isommat summat vain hallituksen ne hyväksyttyä.

Muissa kuluissa on saatava etukäteen hallitukselta hyväksyntä, paitsi jos hankinnan hyväksyy etukäteen hallituksen jäsen (max 50 €), toiminnanjohtaja (max 100 €) tai seuran puheenjohtaja (max 150 €).

Hankinnat maksetaan itse (ellei esim. toimiston kanssa ole sopinut etukäteen muuta) ja kulut laskutetaan seuralta toimittamalla kuitti toimistolle täytetyn paperisen laskutuslomakkeen kanssa. Laskutuslomakkeita löytyy toimistolta tai niitä voi tulostaa myös itsenäisesti kotona (laskutuslomake osana toimintaohjeen liitteitä).

Näytösvaatteille Nätyltä hankintaluvan saaneet ohjaajat hoitavat hankinnat ja laskutuksen seuralta myös itse, mikä Nätyn on heille hyvä ohjeistaa.

Nätyn sähköposti:

Nätyllä on käytössään sähköpostiosoite naytostyoryhma@hotmail.com

Samaan sähköpostiin ohjautuvat myös osoitteeseen naytos@kannelmaenvoimistelijat.fi lähetetyt sähköpostit ja tätä jälkimmäistä onkin parempi kertoa Nätyn osoitteeksi.

Hotmailiin tulevat ja sinne pyritään ohjaamaan kaikki Nätyä koskevat asiat, esim. toimistolta, Kanneltalolta, ohjaajilta yms. Niinpä lähetettäessä samoille tahoille Nätyn sähköpostia, on selkeintä lähettää ne tästä sähköpostista, kuitenkin laittaen oma nimi viestin loppuun.

Jos näytöstyöryhmälle tullut sähköposti koskettaa sinun vastuualueesi hommia, tai osaat siihen muuten vastata, kannattaa näin tehdä ja jättää sähköposti luetuksi. Harkinnan mukaan vastausviesti kannattaa lähettää kopiona samaan Nätyn osoitteeseen ja jättää se puolestaan lukemattomaksi, jotta muut nätyläiset tietävät mitä on hoidettu ja mitä sovittu.

Mikäli postin sisältö ei kosketa sinua, tai et osaa siihen vastata, merkkaa viesti takaisin lukemattomaksi, jotta muut nätyläiset tietävät, että sitä ei ole vielä hoidettu.

Sähköpostin allekirjoituksena on oletuksena nätyläisten nimet ja toimintavuosi.
- Allekirjoituksen muuttaminen: oikealla ylhäällä ”hammasratas”-kuvakeà Asetuksetà Muotoilu, fontti ja allekirjoitus.

Sähköposti siivotaan (esim. puheenjohtajan toimesta) aina kauden jälkeen poistamalla turhat ja arkistoimalla loput viestit asianmukaisiin kansioihin.

Sähköpostiin on luotu postituslistoja, joiden osoitteiden ajantasaisuus on hyvä kauden aluksi aina tarkistaa, jos niitä haluaa kauden aikana käyttää.

Verkkosivut/ Työhuoneen päivitys

Kaikille KaVon toimijoille, ohjaajille ym. toimisto myöntää oikeudet päästä muilta suljettuun verkkosivujen Työhuone-osioon, josta löytyy kaikki seuran sisäinen materiaali ja ohjeistus. Täällä Nätyllä on oma kohta Näytökset. Verkkosivut uudistuivat vuonna 2018.

Verkkosivujen päivitysoikeudet myöntää toimisto muutamille toimijoille kerrallaan ja ne on hyvä olla edes yhdellä nätyläisellä tai muulla markkinointia hoitavalla taholla.

Kun näytösten esiintymisjärjestys on varmistunut, se ja lipunosto-ohjeet on hyvä päivittää myös verkkosivujen etusivulle, esim. uutiseksi, jotta esim. lasten vanhemmat voivat ne sieltä tarkistaa.

Näytösasujen varauksesta

Esiintymisasut varataan suoraan KaVo-salilta erillistä varauslomaketta käyttämällä (asujen varauslomake toimintaohjeen liitteissä).

Tarkoitus on, että ohjaaja voi valmiista kansiosta (jossa on asujen kuvat, määrät, koot ja säilytyspaikka) selaamalla varata asuja ryhmälleen. Ellei toisin sovita, ohjaaja hoitaa itse asujen noudon, tuomisen Kanneltalolle, pesemisen ja palautuksen.

Nätyn kannattaa pitää huoli, että asut löytyvät myös palautusten jälkeen oikeista laatikoista. Tämä voidaan sopia esim. erillisenä inventaariopäivänä tai muutoin kokousten yhteydessä – kuitenkin viimeistään seuraavan kauden alkaessa.

Kuvien jakaminen Dropboxissa

Nätyllä on oma ilmaistili pilvipalvelu-Dropboxissa (dropbox.com).

Palvelun kautta voidaan jakaa kuvia, tiedostoja yms. Koska tili on ilmainen, sen koko on kuitenkin rajoitettu, eli suuret määrät kuvia tukkivat sen aika nopeasti, joten siellä ei mahdu säilyttämään kovin suuria tiedostoja.

Sisäänkirjautumisen sähköpostiosoite on naytostyoryhma@hotmail.com

Sähköiset lomakkeet GoogleDrive-palvelussa

Nätyllä on käytössä Näytöstietolomake ja Esiintymisasuanomuslomake, jotka toimivat Googlen Drive-palvelussa.

Ohjaajat täyttävät näytöstietolomakkeen viimeistään 1 kk ennen näytöstä. Anoessaan esiintymisasuihin rahaa on suotavaa täyttää esiintymisasuanomuslomake.

Käyttäjätunnus palveluun on naytostyoryhma@hotmail.com

Näytöstietolomake: lomakkeella kerätään kaikki esiintyvien ryhmien tiedot ohjaajilta esitystä varten. Lomaketta saa muokattua klikkaamalla auki Näytöstietolomake à valitaan ylävalikosta Lomake à Muokkaa lomaketta.

Ohjaajien täyttämien lomakkeiden tiedot tulevat näkyviin samaisessa Näytöstietolomakkeen Excelin kaltaisessa taulukkonäkymässä. Täältä tiedot poimitaan esim. Kanneltalolle lähetettäviksi, esiintymisjärjestyksen tekemiseksi yms.

Erillistä musiikkitietolomaketta ei enää ole, vaan tekijänoikeusmaksut hoidetaan seuran sopimuksen kautta, eikä Nätyn tarvitse niiden maksamisesta näytösten osalta enää huolehtia.

Esiintymisasuanomuslomake: Ei tarvitse varsinaisia päivityksiä, mutta vanhojen anomusten tiedot on hyvä poistaa.

Palvelussa on myös yksi ”tietolomake testailuun” -niminen lomake, jolla voi halutessaan harjoitella lomakkeen tekemistä ja muokkaamista ennen kuin alkaa muokata jo valmiita lomakkeita.

Esiintymisasut

Seuralla on omanaan paljon esiintymisasuja. Ohjaajat voivat myös anoa suoraan Nätyltä rahaa uusiin asuihin. Kriteereinä uusille asuille ovat erityisesti monikäyttöisyys ja kestävyys. Yleensä asuja pyritään suoraan hankkimaan tarpeeksi isompienkin ryhmien jatkokäyttöä ajatellen varsinkin lasten ryhmien osalta.

Ohjaajat ohjeistetaan pesemään/tuulettamaan käytetyt asut ennen toimistolle palauttamista ja ilmoittamaan Nätylle, kun asut on palautettu.

Asuja säilytetään KaVo-salin Nätyn varastossa. Ainakin kerran vuodessa on hyvä käydä asut koko Nätyn voimin läpi ja katsoa, että ne ovat oikeissa laatikoissa ja heittää pois/kierrätykseen tosi vanhoja/vähän käytettyjä/huonokuntoisia, jotta saadaan tilaa uusille asuille.

Nätyn päätösvallassa oleva esiintymisasujen budjetti on 1000 €/vuodessa. Budjetin ei kuitenkaan tarvitse jakautua tasan (500 €) kevät- ja syyskauden kesken. Tähän budjettiin voidaan sisällyttää kaikki asuihin liittyvät kulut, kuten uusien asujen ostaminen, vanhojen entisöinti ja asujen tekemisen ja huoltamisen tarvikkeet. Näty pitää itse kirjaa myönnettyjen hankintojen asubudjetista vuoden aikana.

Ohjaajat voivat anoa ryhmälleen asurahaa Nätyltä sähköpostitse tai asuanomuslomakkeella yleensä viimeistään noin kuukautta ennen näytöstä. Näty tekee päätökset anomusten perusteella joko kokouksessa tai sähköpostikokouksessa, ottaen huomioon myös muut seuran omistamat asut ja anottujen asujen järkevyys suhteessa hintaan. Anomuksesta tulisi käydä ilmi vähintään seuraavat asiat: asujen ulkonäkö, materiaali, määrä, koot ja hinta. Päätökset ilmoitetaan ohjaajalle hyvissä ajoin. Myös hallitus tulee pitää ajan tasalla tehdyistä päätöksistä.

Käsiohjelma

Käsiohjelman, eli katsojille näytöksessä jaettavan ohjelman, pystyy tekemään, kun esitysaikataulut on tehty. Valmis käsiohjelma laitetaan muille nätyläisille oikoluettavaksi. Jos on kaksi näytöstä, tehdään myös kaksi eri käsiohjelmaa.

Käsiohjelmat tulostetaan joko nätyläisten kotona tai esimerkiksi seuran toimistolla. Jos näytöksen juontojen aikana heijastetaan ryhmien tiedot Kanneltalon takaseinälle, ei käsiohjelmia tarvitse varata läheskään kaikille katsojille. Vuonna 2022 noin 40 käsiohjelmaa/näytös on riittänyt.

Näytöspäivänä pitää huolehtia, että käsiohjelmat ovat tarpeeksi ajoissa katsojien saatavilla aulassa ja jos on kaksi näytöstä, muistetaan vaihtaa käsiohjelmat näytösten välissä.

Käsiohjelmassa on kiva olla kuva, kunhan kuvan tekijänoikeudet ovat kunnossa.

Näpäytys

Näpäytys on Näytöstyöryhmän “tiedote” seuraavasta näytöksestä ohjaajille, joka ilmestyy vähintään kaksi kertaa kaudessa. Näpäytyksessä kerrotaan sen hetken ajankohtaisimmat asiat koskien näytöstä; aihe, aikataulut, teemat ryhmille, ilmoittautumisohjeet, tärkeät deadlinet jne. Seuraavan Näpäytyksen aiheet mietitään ajankohtaisesti Näytöstyöryhmän kokouksessa. Näpäytys toimitetaan ensin sähköpostitse kommenttikierrokselle nätyläisille. Mahdollisten korjausten jälkeen Näpäytys lähetetään esim. pdf-muotoisena liitteenä tai suoraan viestikentässä sähköpostitse kaikille seuran ohjaajille ja toimijoille muutaman saatesanan kanssa. Osoitteet voi kopioida esim. viimeisimmästä toimijatiedotteesta, jonka toimisto on laittanut – muista lisätä myös toimiston osoite. Liitteenä, varsinkin uusille ohjaajille, kannattaa olla myös Muistilista näytökseen osallistuvalle ohjaajalle.

Vanhat näpäytykset löytyvät sähköpostista Pöytäkirjat & Näpäytykset -kansiosta.

Kenraaliharjoitus- ja esiintymisjärjestykset ja näytöksen aikataulutus

Ohjaajilta pitää pyytää hyvissä ajoin, mielellään jo kuukautta ennen näytöstä, täytetyt näytöstietolomakkeet, koska vasta niiden avulla voidaan tehdä lopulliset aikataulut ym. kaikelle muulle. Ensimmäisiä versioita niistä saattaa pystyä tekemään jo ennen varsinaisten lomakkeiden tietoja, kunhan tiedetään mitkä ryhmät ovat tulossa mihinkin näytökseen. Tiedoista myös vasta näkee, onko esim. useassa esityksessä samoja esiintyjiä, jolloin tällaisia ryhmiä ei kannata laittaa näytöksessä ihan peräkkäin (tai väliin tulee ainakin saada pitkä juonto), jotta esiintyjät ehtivät vaihtaa esiintymisvaatteet. Lähtökohtaisesti samoja ikäryhmiä pyritään jakamaan näytökseen tasaisesti riippumatta siitä, onko ryhmissä samoja esiintyjiä vai ei.

Kenraaliharjoituksissa ensimmäisenä harjoittelevat aikuisten ryhmät, ja viimeisimpinä nuorimmat, jotta lasten päivä ei olisi liian pitkä.

Myös näytösjärjestyksessä on hyvä laittaa ihan pienempien ryhmiä mieluummin alku- kuin loppupäähän, sillä pienten lasten viihdyttäminen auditoriossa ennen esitystä on hyvin työlästä ohjaajille.

Tietojen työstämiselle on hyvä varata aikaa. Harjoitusaikataulu ja lopullinen näytösjärjestys on saatava valmiiksi viimeistään ennen lipunmyynnin alkamista (2 viikkoa ennen näytöstä). Kanneltalon henkilökunta saattaa pyytää näytöstietoja hyvinkin paljon etukäteen, joten deadlinelle on hyvä varata varoaikaa viikko-pari suuntaan tai toiseen.

Näytöstiedoista lasketaan lasten määrä, jotta voidaan ostaa pillimehuja (1/lapsi/näytös) mahdollisimman pitkällä päiväyksellä, jotta ylijääneet voi käyttää vielä seuraavassa näytöksessä. Mehuja ei kannata ostaa kuin max 80 % lasten määrästä, koska varsinkin kahdessa näytöksessä esiintyvät harvoin juovat sallittua kahta mehua. Halutessaan on mahdollista myös tehdä seuran vesikanistereihin mehua tiivisteestä. Se säästää rahaa ja vaivaa kaupassa ja kuljetuksissa, mutta lisää tekemistä Kanneltalolla.

Jos on kaksi näytöstä, pitää katsoa kuinka moni ryhmä esiintyy vain myöhemmässä, eli heille pitää jättää kenraaliharjoituksille tarpeeksi aikaa näytösten väliin. Lavan tulee aina olla tyhjä ½ h ennen näytöksen alkua. Myös tekniikalle on ystävällistä jättää ensimmäisten kenraalien noin puoliväliin 30-45 min lounastauko, mutta se ei voi olla tuo näytöstä edeltävä puolituntinen, koska siinä kohtaa he joutuvat tekemään viimeisiä töitä ennen näytöstä. Lisäksi on jätettävä aikaa mikrofoniharjoituksille (enemmän, jos ryhmäläiset juontavat ja vähemmän, jos vain yksi juontaja).

Hallitukselta kannattaa kysyä aina ennen näytöstä, tuleeko näytökseen/näytöksiin puheenjohtaja, toiminnanjohtaja tai muu hallituksen jäsen pitämään puhetta ja/tai palkitsemaan vapaaehtoisia tai ohjaajia jotenkin. Vuoden vapaaehtoinen / vuoden ohjaaja -palkinnon sijaan palkitaan tavallisesti yksi ohjaaja/apuohjaaja/vapaaehtoinen per kausi erikseen ehdotettujen tai osoitettujen meriittien perusteella.

Ennen näytöstä on mietittävä mitkä ryhmät ovat missäkin tilassa takahuoneissa. Varsinaiset pukuhuoneet on yleensä varattu aikuisten ryhmille ja takahuone, jossa mm. jääkaappi yms. on varattu nuorten/isompien lasten ryhmille, jotka pärjäävät ilman koko aikaista valvontaakin. Lasten ja perheliikunnan ryhmät ovat olleet auditoriossa, jossa on helpompi varmistaa, että tarpeeksi aikuisia on koko ajan paikalla. Auditoriossa oleva TV kannattaa pyytää näyttämään kuvaa lavalta, koska lapset pysyvät sitä seuratessaan rauhallisempina ja mukaan on hyvä Nätynkin varata värikyniä, paperia ja värityskuvia tai muuta puuhaa lapsille.

Näytöstiedot kerätään hakemalla Google Docsista näytöstietolomakkeet Exceliin tai vaihtoehtoisesti lähettämällä tiedosto suoraan ohjaajille sähköpostilla. Tietoturvasyistä näytöstyöryhmä on viime vuodet käyttänyt jälkimmäistä vaihtoehtoa.

Google Docsin muokkaaminen tapahtuu napsauttamalla jotain sähköpostia otsikolla “Näytöstietolomake-sähköposti-ilmoitusta on hiljattain muutettu‏” Nätyn yhteisessä sähköpostissa. Sähköposti toimii linkkinä kaikkiin ohjaajien täyttämiin tietoihin.

Nämä tiedot kootaan yhteen, esim. ”Näytös-Excelit”-pohjaan, joka sisältää kaikki välilehdet, jotka Näty itse tarvitsee näytöksen järjestämiseen. Pohja löytyy toimintaohjeen liitteistä.

Excelin tietoja toimitetaan mahdollisimman pian kyseisistä asioista vastaaville nätyläisille tai muille vapaaehtoisille / hallituksen jäsenille:

- Verkkosivuja päivittävälle tiedot kenraaliharjoitusten ja esitysten järjestyksistä laitettavaksi Työhuoneeseen ja myös kaikille avoimille nettisivuille tiedoksi kotiväelle

- Käsiohjelman tekijälle sovitussa aikataulussa

- Julisteiden tulostajalle tiedot kenraaliharjoitusten ja esitysten aikatauluista

Kanneltalolle toimitetaan Excelissä tiedot harjoitusten ja näytösten ryhmien järjestyksistä, musiikeista, valotoiveista jne. sähköpostin liitteenä. Excel toimitetaan sähköpostin liitteenä 1-2 viikkoa ennen näytöstä. Yleensä ne lähetetään Helena Roivaiselle (hoitaa valoja, joskin vuorossa voi olla joku muukin) (roivainen@hel.fi) ja musiikista vastaavalle henkilölle. Näytöksessä töissä olevia henkilöitä, joille tiedot lähetetään, voi kysyä vaikka hyvissä ajoin Helenalta tai muulta Kanneltalon edustajalta.

Jos näytöksessä käytetään taustakuvia (taustaprojisointeja), ne pitää selkeästi ohjeistaa Kanneltalolle minkä juonnon taustalla kunkin kuvan halutaan näkyvän. Esitysten taustalla ne eivät näy valoshow’n takia. Myös taustaprojisoinnit toimitetaan Kanneltalolle ennen näytöstä sovittuna päivämääränä.

Esitysten numeroinnissa kannattaa olla johdonmukainen ja selkeä: jos on musiikkia esim. jollekin alkukulkueelle ennen ensimmäistä juontoakaan, Kanneltalon näkökulmasta tämä on jo ensimmäinen ”esitys”, koska se vaatii heiltä musiikin ja valojen käyttöä, vaikka Näty saattaa mieltää, että ensimmäinen esitys olisi vasta ensimmäinen lavalla esiintyvä ryhmä. Myös juonnot tulee merkitä Exceliin jokaiseen väliin, jossa juonnetaan.

Excelin lisäksi Kanneltalon sähköpostiin laitetaan toiveet muusta tarpeellisesta lavalle. Yleensä toiveita ovat ainakin:
- tanssimatto (Näty saa tarpeen tiedoksi ohjaajilta)
- 1-2 mikrofonia (tarvittaessa voi pyytää myös headset juontajalle)
- auditorioon televisio, josta näkee lavan tapahtumat (yleensä on valmiina)
- luurimies, mikäli joku nätyläisistä ei hoida tehtävää näytöspäivän aikana
- kolmijalka videokameralle, mikäli sille on tarvetta (näytöksiä ei tavanomaisesti enää kuvata erikseen seuran toimesta)

Musiikit Kanneltalolle:

Ohjaajat toimittavat esitystensä musiikit Nätylle noin 2 viikkoa ennen näytöstä. Ohjaajia kannattaa muistuttaa muutama viikko ennen deadlinea.

Musiikit on viime kertoina kerätty Dropbox-kansioon, johon ohjaajat voivat itse ne tallentaa ja josta Kanneltalo voi ne hakea käyttöön. Dropboxiin tehdään jaettava kansio, joka nimetään kyseisen näytöksen mukaan ja jaetaan se kaikille, joille täytyy (ohjaajat, Kanneltalon henkilöt, Näty). Samaan kansioon kannattaa tallentaa myös kaikki muu Kanneltalolle menevä, eli esim. näytöstieto-Excel.

Musiikit tulee nimetä seuraavasti; 1. näytöksen esiintymisjärjestys_ 2. näytöksen esiintymisjärjestys_kappale_ohjaaja_ryhmä.mp3. Esiintymisjärjestyksen kappaleelle kirjaa Näty, eli ohjaaja palauttaa musiikit ilman esiintymisjärjestysnumeroa. Esimerkiksi Tiina Tanssijan ryhmän ”Dance Junior yli 10v.” kappaleen ”Joulumaa” tiedostonimi olisi tällöin Joulumaa_Tiina_DanceJuniorYli10v.mp3. Jos Tiinan ryhmä on ensimmäisen näytöksen kolmas ja toisen näytöksen kuudes, kirjataan alkuun 3-6_ Joulumaa_Tiina_DanceJuniorYli10v.mp3. Jos ryhmä ei esiinny kuin jommassakummassa näytöksessä, kirjataan esiintymisjärjestyksen kohdalle 0.

Jos halutaan esim. alkuun musiikkia, kun yleisö tulee sisään, se nimetään kuten esitysmusiikitkin.

Kanneltalo ei ota enää vastaan muistitikkuja tai CD-levyjä, vaan kaikki musiikit tulee toimittaa Dropboxin kautta.

Jos ohjaaja ei onnistu itse lähettämään musiikkeja Dropboxiin, voi nätyläiset auttaa esim. pyytämällä ohjaajaa lähettämään kappaleen liitetiedostona suoraan Nätyn sähköpostiin.

Mikäli tunneilla on käytetty Spotifya musiikin soittamiseen, kannattaa etsiä sama kappale Youtubesta ja kääntää se mp3-tiedostoksi esimerkiksi seuraavan sivun kautta: https://mp3-convert.org/. Sivun käyttö on helppoa ja täysin turvallista; lisätään kenttään Youtube-kappaleen suora linkki, klikataan “Convert”, hyväksyy mahdolliset evästekyselyt (tässä vaiheessa selain saattaa myös avautua erilliseen mainosikkunaan, sulje se) ja tallentamalla luotu musiikkitiedosto “Download”-näppäimestä koneelle tai puhelimeen.

Musiikin tekijänoikeusmaksut:

Vuoden 2017 keväästä lähtien seura on ollut Suomen Voimisteluliiton kautta Gramexin piirissä näytöksissä käytettävän musiikin tekijänoikeuksien osalta, joten Nätyn ei tarvitse enää näiden maksamisesta huolehtia.

Näytöksen videoiminen ja valokuvaaminen

Näytösten valokuvaaminen

Aikoinaan ryhmistä on otettu ryhmävalokuvia, mutta nykyään tästä on luovuttu (kun niitä kuvia ei oikein mihinkään voitu kuitenkaan käyttää) ja Kanneltalolle on viety esim. valokuvausseinä, jonka edessä on mahdollista ottaa vaikka selfieitä.

Jos ryhmiä kuvataan esim. markkinointitarkoituksessa, tulee huolehtia, että kaikki, jotka käytettävissä kuvissa näkyvät, ovat sallineet kuvien käyttämisen seuran markkinoinnissa. Lasten ohjaajille on erikseen kuvauslupalaput seuran puolesta, joista Nätyn ei tarvitse huolehtia, joissa huoltajat ovat eritelleet mihin tarkoitukseen lapsen kuvia saa käyttää. Turvallisimpia kuvia ovat kuvat, jotka on otettu esim. selkäpuolelta tai muuten niin, että ihmiset eivät ole tunnistettavissa.

Koska esitykset ovat julkisia tilaisuuksia, niin esim. katsojat saavat kuvata niitä ja myös julkaista kuvia omalla vastuullaan. Tällöin asia ei varsinaisesti kuulu mitenkään seuralle, emme siihen kannusta, emmekä sitä kiellä. Ohjaajien ja vapaaehtoisten osalta on kuitenkin viisainta noudattaa tiukempia sääntöjä (ks. edellinen kohta), jotta ei vaikuta siltä, että seura yrittäisi kiertää kuvauskieltoja julkaisemalla kuvia yksityishenkilöiden kautta. Tästä voi olla hyvä ohjeistaa varsinkin lasten ohjaajia.

Videoiminen ja DVD:t

Vuoden 2019 jälkeen näytöksiä ei ole enää videokuvattu seuran tarkoituksiin. Vanhoja DVD-koonteja on mahdollista hakea lainaan seuran toimistolta.

Salin koristelut:

Joskus salia on näytöksen ajaksi koristeltu tunnelman luomiseksi. Esimerkiksi paksua joulukuusennauhaa on teipattu lavan etureunaan, kuten myös pahvista ja huovasta tehtyjä joulukelloja. Kevyitä paperisia koristeita, kuten paperikukkia tai lumihiutaleita voi kiinnittää lavan etusivuverhoihin nuppineuloilla. Myös etusivuverhojen edessä lattialla on ollut esim. joulupaketteja, lyhtyjä yms., kunhan eivät ole liian lähellä kohdevaloja. Myös sisääntulon seiniä voi koristella.

Koristeluun on oma budjetti, jonka rajoissa materiaalikustannusten tulee pysyä. Koristeluista vastaava suunnittelee koristeet ja kerää hintatiedot, joiden hyväksymisestä päättää koko Näty. Tämän jälkeen materiaalit voi hankkia ja laskuttaa kulut seuralta.

Viime näytöksissä ei ole enää varsinaisia koristeluja harrastettu, vaan esim. lavan takaseinälle on koko ajan heijastettu näytökseen liittyvä kuva ja esitysjärjestys, koska on todettu, että katsomosta ei juuri kiinnitä huomiota mihinkään lavan ulkopuolella oleviin koristeisiin, mutta koristelu lisää Nätyn työmäärää näytöstä ennen ja näytöspäivänä.

Palkitsemiset näytöksissä

Palkitaan näytöksen tekoon osallistuneet ohjaajat ja apuohjaajat, nätyläiset ja vapaaehtoiset (esim. valokuvaaja, juontaja, luurimies) sekä Kanneltalon henkilökunta (ostettu heitä varten yleensä 2-3 muistamista).

Yhden muistettavan lahjan hinta on ollut noin 5 €, lahjojen kokonaisbudjetti koko vuodelle on 300 €. Lahjat ovat tavallisesti olleet joko kukkia tai näytöksen teemaan liittyvää pikkukrääsää, sporttitavaraa tai esimerkiksi lahjakortteja.

Lahjat annetaan näytöksen lopuksi, jolloin palkittavat kutsutaan lavalle loppujuonnon yhteydessä. Kanneltalon henkilökunnalle lahjat annetaan näytösten päätyttyä.

Joskus, varsinkin jos muistamiset ovat isompia, on palkittu vain yhden kerran, vaikka olisi osallistunut kahteen näytökseen, eli ensimmäisen näytöksen jäljiltä on pyydetty tavarat takaisin ja jaettu uudestaan toisen näytöksen lopuksi.

Näytöspäivänä

Ainakin yksi auto oltava näytöspäivänä käytössä, jotta saadaan kuljetettua tarvittavat tavarat toimistolta Kanneltalolle ja takaisin. Tavarat voi hakea myös aiemmin näytösviikolla.

Jos jossain esityksessä tarvitaan isompia tavaroita, kuten patjoja, trampoliineja tms., on mahdollista esim. vuokrata pakettiauto, mutta sille ei ole Nätyllä budjettia, joten pitää sopia etukäteen hallituksen kanssa. Pakettiauto on vuokrattu 2 tunniksi kerrallaan, eli kun aamulla tavarat viedään ja erikseen kun ne kuljetetaan pois Kanneltalolta, vaikka auto otettaisiin Kaaresta (koska lisätunti on yleensä halvempi kuin sakkotunti, jos ylittääkin vuokra-ajan, mutta kannattaa toki laskea mikä on edullisin tapa). Jos 2. näytös alkaa klo 17, se yleensä loppuu jo kuuden aikaan, joten auton vuokra kannattaa aloittaa jo kuudelta. Kuskin on oltava joku, jota ei itse näytöksessä tarvita, koska Kanneltalon vahtimestarien työvuoro päättyy seitsemältä, mihin mennessä kaikki näytöskamat on oltava ulkona, eli sateen sattuessa on aika ikävää, jos tavarat kastuvat ulkona autoa odottaessa.

Jonkun on hyvä olla ”sisäänheittäjä” eli varmistaa, että seuraava ryhmä on aina ajoissa tulossa pimeään koppiin (pukuhuoneen, lavan ja auditorion välinen pieni tila) ja menossa siitä verhoihin, koska esim. auditoriossa voi olla vaikea tietää, mikä ryhmä lavalla kulloinkin on ja milloin oman ryhmän vuoro on. On myös hyvä varmistaa, onko auditoriossa koko ajan tarpeeksi aikuisia vahtimassa lapsia myös silloin, kun lasten ohjaajia on lavalla toisen lapsiryhmän kanssa tai itse esiintymässä. Paras ratkaisu on, jos auditoriossa voi koko ajan päivystää joku sellainen aikuinen, joka voi olla koko ajan vain siellä.

Aikuisten puolella varsinkin on hyvä ohjeistaa, että esim. hajustettuja hiuslakkoja tms. suihkutetaan vain yhdessä vessassa tai muussa suljetussa tilassa, että voimakkaat tuoksut eivät häiritse kaikkia takatiloissa olijoita. Tästä voi laittaa vaikka lapun takahuoneisiin.

Nätyläisten kannattaa sopia tapaaminen Kanneltalolla jonkin verran ennen ensimmäisen ryhmän kenraaleja, jotta ollaan paikalla neuvomassa ja laittamassa laput ja roskikset yms. paikoilleen.

Nätyläisille on tehty mustia essuja, joita on hyvä Kanneltalolla pitää, jotta kaikki tietävät, keneltä voi kysellä neuvoja.

Uusille ohjaajille kannattaa tarjota ”infokierrosta”, eli sovitaan että joku Nätystä kierrättää häntä ennen ohjaajan ryhmän tuloa Kanneltalolla, näyttää paikat ja kertoo tarpeellisia ohjeita.

Näytöspäivän eteneminen:

Laitetaan paikoilleen pukuhuoneiden ja ryhmien nimilaput ja kenraalinäytösaikataulut, muut ohjelaput ja näytösjärjestys 1. näytökseen. Jos 1. ja 2. näytöksen järjestykset ja harjoitukset laittaa samoihin lappuihin tai jo aamulla kaikki näkyville, ei niitä näytösten välissä tarvitse muistaa vaihdella.

Laitetaan roskasäkkejä auditorioon, jossa pienten lasten ryhmät ovat.

Pyydetään telkkari päälle.

Laitetaan esille lapsille pillimehut, vettä kanisterissa, pahvimukit ja pukuhuoneisiin aikuisten naposteltavat (pähkinöitä, suolakeksejä, popcornia) koska välillä varsinkin esiintyvä Nätyläinen voi unohtaa syödä kunnolla.

Pidetään huolta kenraalien ja mikrofoniharjoitusten sujumisesta aikataulussa.

Näytöksen lopussa palkitaan ohjaajat ja muut näytöstä tehneet (kts. aiempi).

Siistitään näytöksen jäljet, kootaan tuodut tavarat, palkitaan Kanneltalon tekniikka ja pakataan auto/viedään tavarat takaisin toimistolle. Jos näytöspäivän jälkeen ei tavaroita laiteta paikoilleen, on ne hyvä tulla hoitamaan myöhemmin, etteivät jää pitkäksi aikaa lojumaan toimistoon muiden tielle.

Tulostettavat näytökseen

Luurimiehelle ja pimeään koppiin laput, joissa näkyy tarkemmat näytöstiedot (mielellään A3)

Pukuhuoneiden ja ryhmien nimilaput, eli minkä ryhmän paikka on missäkin

Kenraaliharjoitusten ja esitysten aikatauluja useita kappaleita (mielellään A3)

Muistutuslaput hiljaa olemisesta pimeässä kopissa, roskien siivoamisesta, kielto kävellä saliin lavan kautta (jos ei ole esiintyjä). Lappujen sisältö on toimintaohjeen liitteenä.

Näytöspäivän rooleja:

Mehumaija:

Huolehtii, että esim. jätesäkit on avattu ja pillimehut auditoriossa ennen kenraaleita ja että auditorio jää siistiksi näytöksen jälkeen.

Lappuliisa:

Huolehtii, että harjoitusaikataulu- ja esitystietolappuja, sekä pimeän kopin (lavan, pukuhuoneen ja auditorion välinen läpikulkuhuone) lappuja ja mahdollisia kulkuopasteita (jos esim. pukuhuonekäytössä myös luokkahuoneita yläkerrassa), on oikeissa paikoissa oikeaan aikaan tarpeelliset määrät. Huolehtii näytöspäivän lopuksi, että kaikki on korjattu näytöksen jälkeen pois.

Kellottaja:

Huolehtii, että kenraaliharjoituksissa pysytään aikataulussa, eli kullakin ryhmällä on lavalla 10 minuuttia harjoitusaikaa ja ajat alkavat ja päättyvät etukäteen ilmoitetun harjoitusaikataulun mukaisesti.

Luurimies:

On näytöksen ajan luureissa lavan takana yhteydessä ääni- ja valohenkilökuntaan. Kertoo, onko seuraava ryhmä valmis tulemaan lavalle jne.

Juontajavastaava:

Opastaa juontajaa/juontajia lavalla mikrofonin käytössä, missä pitää seistä jne. Varsinkin jos juontajat tulevat kustakin ryhmästä, kannattaa jokaisen juontajan, niin aikuisten kuin lasten, antaa tehdä koko juttu itse läpi, eli miten ja mistä hän ottaa mikin, mihin kohtaan menee seisomaan, puhuu juontonsa (rauhallisesti, mutta reippaasti) ja tuo mikin takaisin telineeseen. Eli ei vain kerrota, vaan annetaan jokaisen tehdä se kerran itse. Muistuttaa, että juontaja/juontajat odottavat näytöksessä rauhassa verhoissa, kunnes edellisen esityksen esiintyjät ovat kaikki poistuneet lavalta, koska tekniikan ihmisten pitää välissä ehtiä laittaa sekä mikrofoni että juontajan valokeila päälle.

Vapaaehtoisvastaava:

Usein on tarvetta Nätyläisten lisäksi muillekin vapaaehtoisille näytöspäivänä. Ensimmäiseksi kannattaa kysyä hallituksen jäseniä. Yleensä hallituksessa on myös erityinen ”vapaaehtoisvastaava” jolla on lista seuran juttuihin vapaaehtoisiksi ilmoittautuneista ja joihin häntä voi pyytää olemaan näytöksen osalta yhteydessä. Vapaaehtoisten tarve kannattaa arvioida jo kauden puolivälin paikkeilla, että ehditään olla muihin hyvissä ajoin yhteydessä! Mitä useampi Nätyläinen on itse esiintymässä, sitä enemmän vapaaehtoisia on hyvä olla.

Toimistolta mukaan näytökseen:

Ensiaputarvikkeet	Sakset, neuloja, nuppi- ja hakaneuloja, lankaa
Jätesäkkejä	Naposteltavat ja pillimehut
Harjoitus- ja esitysjulisteet	Hiuslakkoja yms. kosmetiikkaa Nätyn varastosta
Maalarinteippiä useampi rulla + muovitaskuja	Ohjaajien, vapaaehtoisten ja Kanneltalon muistamiset
Käsiohjelmat	Kori tms. muistamisille lavalle
Kyniä ja paperia, väritystarvikkeita lapsille	Vesikanisterit ja pahvi-/muovimukeja
Ohjaajien kanssa sovittu rekvisiitta	Nätyn essut

Näytöspäivän jälkeen

Näytöksen jälkeen on hyvä pitää vielä yksi Nätyn kokous, jossa näytöksen kulku puretaan ja käydään läpi risut ja ruusut, esiintyjiltä tai ohjaajilta kuullut palautteet, katsomosta kuullut palautteet ja hallitukselta tulleet mahdolliset palautteet näytöspäivän kulusta. Viimeisen kokouksen yhteydessä voi myös siivota Nätyn tavarat / laittaa ne seuraavalle kaudelle valmiiksi, siivota asuvarasto ja/tai suunnitella tulevaa kautta alustavasti alkuun.

Viimeistään kauden viimeisessä kokouksessa tulee sopia myös seuraavan näytöksen teema, ellei sitä ole jo kauden aikana sovittu. Teema hyväksytetään hallituksella.

Näytöstyöryhmän sähköposti kannattaa siivota kauden jälkeen. Myös Dropbox kannattaa päivittää ajantasaiseksi ennen seuraavan kauden alkua – muuten seuraavalla kaudella voi tulla äkkiä kiire.

Tulevan kauden ensimmäisen kokouksen päivämäärä ja näytöstyöryhmän kokoonpano kannattaa lyödä lukkoon viimeisen kokouksen yhteydessä, jolloin seuraavan kauden aloittaminen onnistuu jouhevammin.

Ennen kaikkea

Näytöstyöryhmässä työskentely on vapaaehtoistyötä, johon jokainen jäsen osallistuu oman jaksamisensa mukaan. Jos tuntuu siltä, että työmäärää on liikaa, Nätyyn kannattaa ensisijaisesti yrittää rekrytoida lisää vapaaehtoisia ja äärimmäisessä hädässä tiedottaa hallitusta tai toiminnanjohtajaa, jos näytösten järjestämisen kanssa tulee ylitsepääsemättömiä ongelmia. Myös vanhoilta nätyläisiltä voi kysyä, jos jokin näytöstyöryhmän toiminnassa mietityttää.

Näytöstyöryhmässä toiminnasta seura korvaa ensisijaisesti yhden viikkotunnin, erityishintaisen tunnin, sarjalipun tai muun vapaaehtoiskorvauksen erikseen sovittaessa. Tieto korvauksesta toimitetaan verottajalle (toimisto hoitaa tämän), joten jokaisen Nätyläisen tulee muistaa toimittaa toimistolle oma veronumeronsa tai verokorttinsa.

Näytöstyöryhmän toimintaohje on hyvä päivittää joka toinen vuosi tai aina puheenjohtajan vaihtuessa. Edellinen päivitys on tehty kevätkauden 2022 päätteeksi.